1. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend bij iedere medewerker van MetaPlanning. De klacht kan worden gemeld door een werknemer, werkgever (klant, leverancier of andere belanghebbende) of zijn contactpersoon.
2. Na ontvangst van de klacht door MetaPlanning bepaalt de betrokken medewerker op welke wijze hij/zij de klacht zal afhandelen. Indien het een mondelinge klacht is kan hij/zij onmiddellijk proberen met de indiener van de klacht tot overeenstemming te komen inzake de afhandeling ervan.
3. Wanneer de betrokken personen er mondeling niet uitkomen en/of wanneer er sprake is van een schriftelijke klacht, ontvangt de indiener van de klacht binnen zeven dagen een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de klacht van de directie van MetaPlanning. In de bevestiging wordt helder uiteengezet op welke wijze MetaPlanning de klacht behandelt.
4. De klacht wordt onderzocht, hetzij door de directie, hetzij door een door haar aangewezen medewerker van MetaPlanning. Bij de klagende partij wordt geïnformeerd naar de precieze klacht, de (mogelijke) oorzaken en oplossingen. Naar aanleiding hiervan doet de directie, binnen een maand na ontvangst van de klacht, een schriftelijk voorstel aan de klagende partij inzake de afhandeling van de klacht.
5. Indien de klagende partij het voorstel van de directie niet acceptabel acht, dient hij/zij de directie hiervan binnen twee weken na ontvangst van het voorstel op de hoogte te stellen. De directie zal de klagende partij uitnodigen voor een gesprek ten einde te zien of de partijen op deze wijze tot overeenstemming kunnen komen. De directie stelt de partijen middels een schriftelijk verslag van de uitkomst van dit gesprek op de hoogte.
6. Mocht dit gesprek voor de klagende partij niet tot een passende afhandeling van de klacht leiden, wijst de directie de klagende partij erop dat zij zich in dat geval kan richten tot Det Norske Veritas (DNV) de certificerende instantie.
7. Alle klachten en de wijze waarop ze zijn afgehandeld worden door de directie van MetaPlanning geregistreerd en geëvalueerd ten behoeve van de jaarlijkse evaluatie van de dienstverlening van MetaPlanning.